Viajes corporativos: en la mira de las empresas / Por: Augusto Ohashi, Head de Cuentas Globales y Corporaciones de Amadeus Latinoamérica
Los viajes corporativos han aumentado considerablemente en Latinoamérica. De acuerdo a datos de la primera edición del Latin American Business Business Travel Barometer desarrollado por el Grupo Concomitance con el apoyo de Amadeus desde el año 2000 este tipo de viajes han tenido una tasa de crecimiento promedio de un 7.2%, y el presupuesto destinado por las compañías en la región a viajes de negocios aumentó cerca de 5%, entre mayo de 2013 y abril de 2014. Este crecimiento muestra que las empresas están expandiendo sus negocios, tanto local como globalmente, lo que exige el desplazamiento de funcionarios con más frecuencia. Sin embargo, si no son bien administrados, esos viajes pueden dejar de ser una ventaja para las empresas y ocasionar pérdidas y dolores de cabeza.
Para optimizar los viajes y generar menos gastos, hay algunos factores a los cuales las empresas o corporaciones necesitan dar atención.
1. Tener una política de viajes
Es necesario que la empresa defina una política de viajes que debe ser respetada por todos. De esta manera, es posible establecer estándares que faciliten controles y permitan mejorar los negocios. Por ejemplo, al escoger una única aerolínea o agencia de viajes, la empresa puede ofrecer exclusividad a cambio de mejores precios.
2. Formar un equipo responsable del sector
Si la empresa tiene un alto número de viajes anuales, es bastante aconsejable que tenga un equipo responsable de los viajes corporativos. A fin de verificar la necesidad de adoptar herramientas de reservas directas y de control de gastos, así como encontrar las mejores formas de organizar la política de viajes, según el presupuesto con que se disponga.
3. Dar autonomía al viajero
La existencia de un grupo de funcionarios responsable de los viajes ayuda a controlar mejor los costos, pero estos no deben limitar por completo la autonomía de los viajeros. La política de viajes debe orientar al ejecutivo, mientras que el equipo encargado debe encontrar la manera de aplicar esa política para reducir los gastos; sin embargo es necesario que él pueda definir algunos detalles de su viaje. Una herramienta de reservas en línea, por ejemplo, permite que el ejecutivo optimice sus reservas, sin interferencias.
4. Mejorar la seguridad de los viajeros
La seguridad del ejecutivo que viaja por negocios es esencial. La empresa necesita hacer elecciones y definir estándares que aseguren la integridad del trabajador, como tener socios confiables (redes de hoteles, compañías aéreas, seguros de viaje) que, de hecho, ayuden al ejecutivo en diversas situaciones.
5. Movilidad y automatización
Por último, para facilitar los procesos y optimizar el tiempo, es importante automatizar la administración en plataformas de gestión. La adopción de la movilidad también tiene que ver con la optimización del tiempo, pues permite que el viajero pueda acceder a toda la información que necesita en todas las etapas de su viaje, como búsqueda y reserva de tickets aéreos u hoteles, alertas sobre cambios de itinerario, status de vuelos e información de abordaje, entre otros.
Para adoptar las prácticas señaladas arriba, lo mejor es que la empresa busque proveedores que acompañen la evolución del mercado y que puedan atender sus necesidades de forma completa. Contratar el servicio con diferentes proveedores va contra la optimización del negocio; por eso, es una mayor ventaja cuando se tiene un socio que atienda toda la cadena de viajes completa.
De esta manera, además de la estandarización de los procesos y las herramientas tecnológicas disponibles, la tendencia es que la empresa consiga también mejores costos y saque mejor provecho de los viajes corporativos.