La increíble relación entre la Fuerza del Hábito y BPM / Por: (*) Tiago Amôr y Ana Elisa Barradel

¿Sabes lo que son los ganglios basales? Esta figura de nombre complicado es responsable por mucho más de ti que lo que piensas. Los ganglios basales se forman por un grupo de estructuras que regulan el equilibrio, el inicio de los movimientos, la postura y el movimiento de los ojos.

Están también involucrados en conductas emocionales y cognitivas, con mayor responsabilidad en la formación de hábitos.

Hábito: Comportamiento que toda persona aprende y repite a menudo, sin pensar cómo ejecutarlo.
Rutina, costumbre, práctica habitual, manera de actuar adquirida por la repiticion de un mismo acto. Todo el mundo tiene algunos patrones de comportamiento. Tomar un café por la tarde, leer antes de acostarse, ponerse primero el zapato derecho. No importa qué: tiene hábitos. Tomemos el ejemplo de un experimento realizado por científicos del MIT, presentado en el libro La fuerza de la costumbre, Charles Duhigg. Dentro de un laberinto en forma de T fue colocado un ratón. Cuando escuche un clic, una puerta se abrió y el ratón fue capaz de seguir recto y girar a la izquierda, donde pudo encontrar la comida. O seguir recto y girar a la derecha, donde no encontraría nada.

Al principio, la actividad cerebral del ratón era extremadamente alta. Pero, después de algún tiempo, el comportamiento se volvió más eficiente y la actividad cerebral comenzó a disminuir. Cuando oyó el clic, el ratón ya sabía hacia donde seria necesario caminar para obtener su recompensa. Listo. Un nuevo hábito se había formado. La estructura del hábito es muy simple.

Gatillo es lo que desencadena el hábito. En el caso del experimento del de ratón fue el “clic”. La rutina es lo que sucede después del disparo, cuales actitudes se toman antes de que dé el inicio. Para el ratón, caminar recto y girar a la izquierda. La recompensa es la razón del hábito. Es justo el hecho de la rutina valer la pena. Para el ratón, la comida que se encuentra al final de la trayectoria.

El problema con esta estructura ser tan simple es que existe la facilidad para algo bueno y algo malo. Es decir, estando dentro del modelo Gatillo, Rutina, Recompensa, no importa si el hábito es bueno o malo, formará. Al cabo, nuestro cerebro no puede diferenciar lo que nos hace daño y lo que nos hará bien. La única cosa que importa es reducir la actividad demandada del cerebro para una actividad determinada. Es por eso que es difícil empezar una dieta, levantarse temprano para hacer ejercicio o dejar de fumar. A pesar de que las actitudes que le harán muy bien, comer un dulce después del almuerzo es una tarea tan arraigada que su cuerpo ya no piensa más para hacerlo. En otras palabras, es un hábito.

Lo interesante de este modelo es que es aplicable tanto para los individuos cuanto para los grupos. Esto significa que la formación de una actividad común puede ocurrir tanto en individuos aislados, como en una comunidad. En un individuo, vemos hábitos. En un grupo, las rutinas.

Pero usted puede preguntar, ¿qué tiene esto que ver con BPM?

Bueno, volviendo a la declaración de estos estudios que dice "Las personas tienen hábitos y los grupos rutinas", podemos tomar esta reflexión en las organizaciones que están compuestas esencialmente de personas (hábitos) y equipos (rutinas). Estas acciones, como se mencionó anteriormente, pueden ser buenas o no. No es una función de los ganglios basales hacer juicios sobre los hábitos y aquí es donde necesitamos mucha atención. Él simplemente busca hábitos y depende de otro para hacer juicio a las funciones cerebrales de acuerdo a otras "variables". Haciendo una correlación con las organizaciones, es aquí donde está el BPM! Es por él que este juicio se hará y se establecerá los cambios.

Para explicar mejor la relación intrínseca que existe entre los hábitos y BPM, nos basaremos en el contenido de CBOK tercera edición.

En el capítulo Modelaje de Procesos, se detalla como expresar los procesos organizativos. A través del modelo, es posible comprobar las rutinas de la empresa, documento, realizar diagramas visuales (en notación BPMN, por ejemplo), y entender cuales son las mejores prácticas para hacerlo. Haciendo el vínculo con los ganglios basales sería como "abrir el cerebro y mapear todos los hábitos."

Imagínese dibujar todos y escribir lo que hacen, cómo, de dónde viene, cómo surgieron, etc. Para que esto sea posible, es importante un conjunto de habilidades y técnicas para poder entender estos procesos, comunicar un formato simplificado, visual y administrar los componentes de los procesos de negocio.

 
Ya la Análisis del Proceso es identificar si los hábitos y las rutinas son buenas o no. Es en esta etapa que pretende comprender el modelo llamado "AS IS", o sea, como estamos operando actualmente y como están nuestras rutinas de negocio e incluir informaciones de diagnóstico relevantes y subsidios para considerar los cambios. Eso es, entendemos las actividades del proceso y los resultados de estas actividades en relación a su capacidad para cumplir con las metas deseadas. En comparación con el efecto de analizar nuestros hábitos, es la manera de entender cuales son buenas para nosotros y cuales nos están trayendo resultados no deseados.

En Diseño de Procesos es donde se propone el nuevo modelo. Tomemos como ejemplo una persona que después de analizar sus hábitos y procesos se dio cuenta que necesita parar de fumar. Tener voluntad no será suficiente, tendrá que imaginar este nuevo escenario y hacer un plan de cómo dejar este hábito. Acercando el tema BPM, este capítulo tiene por objeto entender el nuevo escenario propuesto (TO-BE) y la planificación necesaria para que esto ocurra.
 
Ya el capítulo de Tecnología BPM ofrece una visión general de las tecnologías existentes que facilitan todo el trabajo de los capítulos anteriores. Existen tecnologías para el modelado, diseño, análisis de rendimiento, entre muchos otros que hacen el trabajo BPM ser más simple y más eficiente. Como en el es aconsejable que él invierta en adquirir un tenis con alta tecnología de impacto, un GPS para marcar la distancia recorrida, la velocidad, el ritmo y la frecuencia cardiaca. ¿Alguna vez has pensado en hacer todo esto, contando los pasos y el ritmo cardíaco mientras se ejecuta la corrida?

Así es. Hay que conocer los hábitos / rutinas, exponerlos (modelado) para examinar si son buenos o malos (Análisis), planificar una vida mejor (dibujo) y hacer con que sucedan (procesamiento) son clave. Buena tecnología hace con que el BPM mejore sus tareas de generar el procesamiento de las empresas e individuos por excelencia.

Dentro del CBOK podemos ver la relación intrínseca entre los hábitos y BPM. En ambas situaciones, tenemos la misma tríada de GATILLO - RUTINA - RECOMPENSA, que puede o no puede ser bueno para el individuo o para el grupo.

Y en su empresa? ¿No es hora de mirar más atentamente el "ganglio basal de su negocio" y averiguar qué hábitos son activos y cuáles son buenos para tener un mejor rendimiento?

El análisis de los procesos de negocio, combinado con una buena herramienta para la gestión, puede transformar completamente la forma en que se realiza el trabajo y así hacer más eficiente la producción.

Lecom (www.lecom.com.br) aspira a ser el proveedor de tecnología de la herramienta de gestión BPM que su empresa necesita. Conozca más sobre AtosBPM y como podemos ayudar a su organización a lograr la máxima eficiencia.

*Tiago Amôr (Director de Operaciones) y Ana Elisa Barradel (Analista de Marketing) de la empresa brasileña de tecnologia y BPM Lecom S/A.