La procuración electrónica necesita inteligencia de negocios. / Por: Scott Hays, Director de Product Marketing de Epicor
Las iniciativas de procuración electrónica tienen que ver con lograr el alcance, la velocidad y el control en los procesos de requisición y aprobación. Sin embargo estos tres elementos no se pueden lograr con procesos manuales. El objetivo clave es eliminar las ineficiencias de los procesos de manera que sea más fácil y rápido para todos los involucrados hacer lo que quiere que hagan.
Debido a que muchas empresas, especialmente en el mercado medio, carecen de agentes o departamentos de adquisiciones de tiempo completo, todas sus actividades de compras se distribuyen entre las áreas operativas donde el personal las lleva a cabo como parte de otra función, por ejemplo en la gestión de instalaciones o TI. Donde es necesario, se pueden lograr beneficios reales mediante la implementación de una solución de procuración electrónica con un repositorio común de los proveedores y un rápido proceso de flujo de trabajo con requisiciones y aprobaciones en línea.
El reto es que cuando las empresas obtienen ese repositorio se sienten confiadas de haber logrado el fin último de la procuración electrónica siendo que verdaderamente están dejando de gozar de algunos beneficios. Sin un departamento de compras centralizado y focalizado, no hay un ‘campeón’ en la organización para llevarla al siguiente nivel de ‘la promesa de procuración electrónica’.
Esta transición, significa que la implementación de inteligencia de negocios en la procuración se vuelve víctima de una visión limitada al funcionamiento de nivel departamental. Los departamentos de la organización consiguen básicamente lo que necesitan en términos de una búsqueda, selección, compra y proceso de envío eficientes, de manera que no se unen para impulsar la procuración de inteligencia de negocios. Mientras que cada área obtiene lo que necesita dentro de sus presupuestos departamentales, piensan que todo está bien.
Lo que falta, es un análisis más amplio y profundo de los gastos que sacan a la luz información de proveedores redundantes, oportunidades de compras al mayoreo y posibilidades para obtener mejores descuentos, términos y niveles de servicio de proveedores existentes y potenciales.
Esta es la promesa real de la procuración electrónica una vez que la información en los repositorios es debidamente analizada y evaluada. La inteligencia de negocios en la procuración es una ventana a los proveedores, artículos, precios, volúmenes y procesos de autorización, que presentan una gran oportunidad para la mejora continua.
Lo que está deteniendo a algunas empresas no es lo técnico, sino lo organizacional. Algunas veces estas características existen en el software que ya utilizan. Sin embargo la utilización de la inteligencia de negocios para las adquisiciones será una mina de oportunidades sin explotar hasta que alguien en las áreas de compras o finanzas potencialice su uso en toda la empresa.