Liberando la innovación mediante video colaboración de Avaya / Por: Bob Romano, Vicepresidente Global de Mercadeo, Radvision, Una compañía de Avaya

La comunicación empresarial en persona es cada vez menos frecuente y está teniendo consecuencias en la innovación. Brinde a los usuarios las herramientas adecuadas para acelerar la innovación sin comprometer su movilidad o agilidad.

El contexto es fundamental. Desde un ceño sutilmente fruncido hasta un movimiento de muñeca, el lenguaje corporal puede agregar muchísimo contexto a las palabras expresadas. De hecho, según los estudios realizados por Albert Mehradian, el 55 % de las comunicaciones humanas es no verbal, lo que hace que las conversaciones solo de voz sean un pobre sustituto de la situación real.

En las organizaciones con gran distribución geográfica que existen actualmente, donde las personas están en constante movimiento, las comunicaciones en persona ya no se establecen de manera confiable. Las llamadas en conferencia, en las que varios participantes se conectan desde diversos lugares, han reemplazado las reuniones tradicionales como el método predilecto de comunicación. Y esa falta de contexto está teniendo consecuencias en la innovación.

En la actualidad, los trabajadores quieren una mejor manera de fomentar la comunicación productiva sin comprometer la flexibilidad. En muchos casos, la video comunicación es la opción ideal para que los empleados tengan la oportunidad de colaborar eficientemente y agregar valor a los elementos contextuales críticos, eliminando los obstáculos para lograr la innovación.

Una oportunidad creciente

Cuando las personas piensan en las video conferencias en el lugar de trabajo, suelen imaginar reuniones con colegas, gerentes o personas que tienen a cargo, en los casos en que uno o más participantes no se encuentran en la oficina. Sin embargo, la oportunidad empresarial de los videos de hecho va más allá de esto. Los videos también pueden utilizarse para comunicarse con clientes, socios y proveedores como parte de las interacciones diarias.

Las videoconferencias en vivo son una excelente oportunidad para los profesionales de ventas, para realizar llamadas de seguimiento informales y a la vez eficaces a los clientes de sus cuentas. Al dar un toque personal a los clientes justo en sus escritorios, los videos pueden lograr una mayor satisfacción y un ciclo de cierre más rápido para futuras compras.

De modo similar, cuando surgen problemas de inventario, la posibilidad de resolver estos asuntos cara a cara con los proveedores puede minimizar los costos y la interrupción.

Los casos de aplicación para videos pregrabados son aún más numerosos e incluyen materiales de capacitación, demostraciones e informes resumidos para ejecutivos. Cuando los gerentes comunican las estrategias, los riesgos y las políticas a través de un video en lugar de un correo electrónico, pueden lograr un mayor impacto y llamar más la atención respecto de los nuevos objetivos, ya que los empleados pueden ver los elementos contextuales para interpretar lo que escuchan. De hecho, los negocios globales actuales utilizan la colaboración de video de esas y las siguientes  maneras:

Videoconferencias de alta resolución en tiempo real: promueven interacciones en tiempo real con una verdadera inmersión, incorporando  voz, video y contenido compartido.

Implementación híbrida de video y datos basados en la web: se agrega el video a la pantalla remota compartida para realizar presentaciones coordinadas y en vivo.

Transmisión de video en vivo: se exploran los seminarios web y las transmisiones en vivo para lograr una mayor participación.

Transmisión de video a petición: se eliminan las barreras de tiempo globales con presentaciones pregrabadas, se prueban las tácticas de marketing viral en línea.

Crear una presentación en video como alternativa de una hoja de datos de productos, por ejemplo, es una manera simple para que los gerentes de productos y vendedores amplíen el alcance de mercado y el potencial de ingresos.

Las herramientas de innovación

El 95% de las empresas informan cierto interés en la implementación de videoconferencias, pero relativamente pocas (solo el 16 %) cuentan ya con una solución activa, según el informe “Video at Work: Putting More Face-to-Face Collaboration in Large Enterprises” (Video en el trabajo: cómo aumentar la colaboración cara a cara en grandes empresas) de Forrester, publicado en enero de 2012, esta falta de acción se atribuye, en muchos casos, al malentendido sobre la complejidad de los videos.

Al posponer una estrategia de colaboración de video autorizada por la empresa, las organizaciones suelen dejar que los empleados actúen por su cuenta. En la actualidad, los trabajadores generalmente utilizan tecnologías de consumo  en sus hogares y reconocen que podrían ser más innovadores si se les brindaran soluciones de video colaboración  aptas para el mundo empresarial. Cuando los empleados utilizan tecnologías de consumo que no están diseñadas para el uso empresarial, pueden dejar, sin darse cuenta, vulnerables los datos corporativos confidenciales  y dar la impresión de una estrategia de comunicación empresarial fragmentada.

Eliminación de barreras

La implementación de video colaboración de alta calidad para las masas no es tan difícil como creen algunas de las personas encargadas de tomar decisiones. Algunos creen que antes de comenzar a utilizar la video colaboración, deben hacer un mayor esfuerzo en actualizar las tecnologías más antiguas. Tiene sentido revisar las capacidades de la red antes de proceder con cualquier implementación importante. Este proceso no es exclusivo de la incorporación de videos a la red. De hecho, un asunto más importante para la mayoría de las organizaciones es asegurarse de que todos los empleados utilicen los videos, esto les permitirá afianzarse en los procesos y la cultura de la empresa.

Por empezar, simplemente audite su red para asegurarse de que tiene las tecnologías y las arquitecturas adecuadas. Trabaje con el departamento de TI para verificar que cuenta con la optimización de WAN, el ancho de banda y las instalaciones de gestión de video adecuadas. Luego haga una lista de los requisitos empresariales, estableciendo mandatos específicos para asuntos como calidad del servicio, optimización de las resoluciones y asistencia al cliente. Y tenga en cuenta una implementación por etapas generará aficionados y logros tempranos; de todos modos, tenga paciencia con la red durante las primeras etapas.

Una vez que identifique los posibles problemas dentro de la infraestructura de la red, es momento de enfocarse en reforzar el uso correcto del video en los procesos empresariales. Puede ser útil asignar a un responsable que patrocine el uso de los videos en toda la organización. Esta persona debe centrarse en el uso innovador de los videos y comunicar ampliamente los logros. Cuando los empleados ven ejemplos de cómo los demás aumentan su eficiencia y productividad mediante el uso de los videos, generalmente se genera una motivación personal.

Por último, es importante no forzar el uso de los videos en casos que no sea necesario. Si ha preparado bien su organización, puede confiar en que sus empleados encontrarán la manera de innovar mediante video.

La video conferencia en vivo permite que los ejecutivos de ventas realicen reuniones de seguimiento casuales y al mismo tiempo eficientes con sus clientes.