Cómo administrar el universo financiero de su negocio / *Por: Sergio Morilo, Controller – TOTVS para América Latina

El área financiera es una de las más importantes de una empresa. Es responsable de administrar, cuidar y garantizar la salud financiera del negocio, identificando a tiempo, eventuales riesgos en el flujo de caja que puedan impactar en la atención de los compromisos que todas organizaciones deben cumplir. Además de eso, es responsable de proporcionar informaciones necesarias a las áreas de planeación y gestión para que estas puedan tomar mejores decisiones.

“El ojo del amo engorda el ganado”. Ese es un dicho popular que muchas veces es usado para referirse al área administrativa/financiera de una empresa pues muchos dueños de negocios piensan que tienen que estar al frente del área (o tener a un hijo o persona de confianza). En mi visión, el dicho correcto debería ser: “el control del amo engorda el ganado”. No es suficiente estar presente, visualizando el flujo de caja y los bancos, es necesario tener total y completo control sobre ello.

Pero, ¿cómo tenerlo? Hoy en día la cantidad de información que tenemos que administrar es enorme. Ya se fue el tiempo en el que todo se podía controlar en una hoja de cálculo, sin gran sofisticación. Ahora, con toda la tecnología que es necesaria para hacer funcionar un negocio, también debemos modernizar el área financiera.

La primera recomendación es la utilización de softwares de gestión empresarial, los ERPs (Enterprise Resource Planning), además de permitir controlar otras áreas de la empresa, permitirán implementar herramientas para administrar el universo financiero de la misma. Mi sugerencia es, inicialmente, implementar soluciones de negocio básicas, aquellas que permiten tener el control del negocio. Ellas son:

• Control presupuestario: este es uno de los procesos más complejos de implementar, ya que exige, además de una buena herramienta sistémica, mucha disciplina en la gestión de la empresa. Por eso hay que definir los límites de gastos por centros de costo/áreas y seguirlos, así como evitar las excepciones.
• Flujo de caja y bancos: permitirá tener la visión de la situación real presente y futura de los ingresos de la empresa. Una buena herramienta tiene que permitir realizar proyecciones de caja, basada en los ingresos y gastos ya presupuestados y previstos.
• Cuentas por pagar y cobrar: para que la empresa pueda comprar, producir y vender, es necesario garantizar el correcto pago a proveedores y la cobranza de clientes.
• Control de aprobaciones de gastos y costos: es importante que la herramienta permita que a través de workflows (notificación automática) se realice la aprobación de los gastos, por los dueños de los centros de costos / áreas.
• Contabilidad electrónica: además de atender a una exigencia legal/fiscal, los datos finales que van a la contabilidad deben también ser usados para evaluar la situación real de la empresa. Una buena herramienta ERP debe permitir extraer visiones de resultados con base en los datos generados en la contabilidad integrada.

Con estas cinco soluciones de negocio implementadas, seguramente tendrá control completo del área financiera de su negocio, ya que con la información generada a partir de esos controles, podrá tomar decisiones más acertadas, basadas en datos reales y dinámicos.

En TOTVS contamos con una solución ERP pensada para empresas medianas y de gran tamaño que cuentan con procesos ligeros y complejos, escalabilidad y múltiples usuarios. TOTVS ERP es una solución integral que le permite enfocar sus esfuerzos en las decisiones estratégicas de su negocio, descansando en una aplicación totalmente probada en el mercado. De esta forma, los beneficios que obtendrá son:

─      Información integrada

─      Automatización fiscal y contable

─      Información en tiempo real

─      Estandarización de procesos

─      Control de inventario y compras

─      Control de Producción

─      Control y seguimiento de Proyectos

─      Reducción de costos

Así, una vez implementado un ERP, el siguiente paso será la instalación de herramientas de extracción de datos, como BI (Inteligencia de Negocios) o fluig, plataforma de productividad y colaboración, por ejemplo.