En busca del upgrade exitoso Por Celso Kovalek, Gerente de Sistemas de TI, SAP/
Una oferta gratuita de SAP permite a los clientes que están en proceso de actualización analizar el uso actual que se le da a sus sistemas de ERP con el objetivo de determinar qué mejoras funcionales de los Enhancement Packages pueden ser las más relevantes para cada negocio.
Por Celso Kovalek, Gerente de Sistemas de TI, SAP
La actualización de los sistemas de gestión corporativos es una actividad imprescindible para asegurar la confiabilidad al interior de una organización respecto de las aplicaciones de misión crítica, incorporar nuevas funcionalidades, mejorar los procesos de negocios, maximizar el valor de la inversión, propiciar un ambiente estable de IT y fortalecer la integración con la estrategia de negocios. Pero, al mismo tiempo, fue históricamente un dolor de cabeza para las áreas de IT, que siempre tuvieron inconvenientes para ajustar los proyectos de upgrade a presupuestos y tiempos. Para colmo, el resultante de la iniciativa no siempre aportaba los beneficios planificados.
En los últimos tiempos, SAP desarrolló una serie de propuestas para facilitar el proceso de actualización. Una de ellas es la gratuita Business Function Prediction (BFP). Orientada a todos los clientes desde la versión SAP R/3 4.6C hasta SAP ERP 6.0 que están buscando innovación, tiene como misión analizar el uso actual que se le da al sistema SAP para predecir las funcionalidades ofrecidas en las últimas versiones de los paquetes de mejoras funcionales Enhancement Packages (EHP) que pueden ser relevantes para el negocio de cada cliente. Esto permite maximizar las posibilidades de éxito. Para utilizar esta oferta gratuita, los clientes deben seguir tres pasos sencillos: extraer la lista de transacciones SAP usadas en su sistema de producción, enviar el requerimiento a SAP vía correo electrónico a Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. y aguardar los resultados, que en general llegan dentro de los tres días hábiles siguientes.
Recientemente, se desarrolló en Brasil una campaña para que los clientes se pusieran al corriente de esta propuesta y los resultados fueron muy exitosos: más de 70 empresas, a las que se suman otras cada semana, incorporaron BFP para completar sus actualizaciones con EHP.
Un ejemplo es Samarco Mineraçao, una compañía minera que explota y exporta hierro a más de 15 países de Europa, Asia, África, Oriente Medio y América. La empresa ya había hecho el upgrade de SAP ERP 4.7 a SAP ERP 6.0 en 2009. Pero en 2010 se encontró con la necesidad de nuevas actualizaciones, entre ellas, la de gerenciar, asignar cursos de e-learning y desarrollar evaluaciones de desempeño, todo a través de su portal. Para reducir los esfuerzos y los costos en la introducción de las mejoras, la compañía utilizó BFP. Samarco explicó a SAP en qué escenario se encontraba y cuál se pretendía llegar. Con base a esos informes, BFP detectó que además de los aspectos relacionados al e-learning, se podían aprovechar otras mejoras del EHP4, como adecuarse a nuevas exigencias del Ministerio de Trabajo y adquirir nuevas características que podrían agregar valor a su negocio.
Además, la empresa utilizó otra propuesta de SAP, la BPCA (Business Process Change Analyzer), disponible en SAP Solution Manager, gracias a la cual no debieron testear todos los procesos, sino sólo los que habían sido alterados por la actualización. ¿Los resultados? Un downtime de apenas dos días y una reducción del 61% en los costos de las pruebas del sistema. A esto hay que agregar el hecho de que se pudieron incorporar funcionalidades útiles más allá de las previstas relacionadas con el e-learning.
Vale recordar que los beneficios que proponen los Enhancement Packages respecto del concepto anterior de upgrade son muchos y muy variados. Las mejoras se agregan de manera más frecuente y gradual y con bajo impacto a los procesos de negocio existentes, lo que incrementa la eficiencia y la flexibilidad. Además, a partir de este modelo es posible elegir de manera selectiva qué parte de una mejora será instalada. No requiere migración de datos y los cambios son predecibles, con modificaciones acotadas sólo en las áreas activadas. Esto significa que el sistema sólo se modifica donde es necesario que lo haga. La posibilidad de contar con este servicio minimiza aún más los riesgos, ya que lo que el cliente obtiene es una selección a su medida de las funcionalidades recomendadas.