Personas, Procesos y Tecnología, los básicos para mejorar la productividad en cualquier empresa

*Por Douglas Medeiros, Gerente General TOTVS Andina

La Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos – OCDE, señala que la productividad es el principal impulsor de los niveles de vida y consiste en ‘trabajar de forma más inteligente’, no en ‘trabajar más intensamente’, esto significa que debe reflejarse la capacidad de producir más con mejoras impulsadas por nuevas ideas, innovaciones tecnológicas y nuevos modelos de negocio.

De esta forma, es necesario que las empresas analicen su estructura actual en temas de productividad y tomen decisiones de actualizaciones tecnológicas e implementación de nuevas soluciones de negocio.

Además de las tecnologías inherentes a cada uno de los negocios (máquinas para manufactureras, cajas para tiendas, sensores de lluvia para los agricultores, etc.), tener un buen sistema de TI que reduzca los re-trabajos, incremente el control en puntos críticos y garantice que el proceso fluya entre las áreas que componen una organización, es un punto crucial para tener una buena administración de una empresa.

En general, un ERP (sistemas de planificación de recursos empresariales) coloca a la empresa en el primer nivel de gestión, ya que empieza a controlar de manera estructurada, permitiendo su rápida evolución a productividad. Este tipo de soluciones consolidan los procesos y garantizan que éstos trabajen en favor de la empresa, con un buen nivel de eficacia y maximizando su eficiencia.

El siguiente paso es ofrecer una visión más gerencial de los procesos a los tomadores de decisiones, quienes discutirán qué procesos cambiar tras un incremento de productividad. Después, se puede ir a un nivel de colaboración, donde la empresa involucra más a sus stakeholders (empleados, proveedores, clientes e inversionistas) en su propio negocio de manera más automatizada.

Mientras un ERP posibilita el desarrollo de estos niveles de gestión más avanzados, otras herramientas como CRM, Business Analytics, Business Process Management  (BPM), fluig, Enterprise Content Management  (ECM) y soluciones periféricas, pueden contribuir ampliamente a la productividad.

Pero antes de implementar cualquier sistema o solución que mejore la productividad, las empresas deberían de hacer una de estas dos cosas:

1. Evaluar todos los procesos, redefinirlos para el máximo de eficiencia y después, buscar un sistema que posibilite la automatización de ellos.
2. Buscar un proveedor confiable de una solución de sistema que esté basada en buenas prácticas de mercado y preferentemente, haga ajustes de bajo costo para que algunos de sus procesos que generan alto valor, no se pierdan por una solución inflexible que no sirve al negocio.

La primera opción es mucho más costosa, pero puede generar un nivel óptimo de eficiencia. Además de su costo inicial, los procesos cambian y evolucionan en la búsqueda de la productividad, así la inversión continúa y a veces, puede convertirse en un costo demasiado alto para una empresa que no sea de gran tamaño.  La segunda, es en general el modelo más adoptado por empresas medianas, la cual garantiza que tengan buenas prácticas implementadas y al mismo tiempo, puedan tener procesos específicos de alto valor agregado a un costo más adecuado, lo que les va a permitir hacer otras inversiones en sus procesos productivos.

Lo más importante, en los dos casos, es fijarse que el ciclo de madurez de gestión utilizado esté basado en tres pilares: Personas, Procesos y Tecnología. Esto, además de la necesidad de preparar a las personas para el cambio que van a vivir, involucrarlas en el tema y poner un fin común a todos, hará que todos estén más tranquillos.