ERP y TCO cinco puntos críticos a considerar / Por: Harold F. Blair Dominio Consultores
Quizás muchos de nosotros hayamos estado envueltos en proyectos de implantación y/o migración de ERP, y tenemos una “receta” para este tipo de proyectos, sin embargo me gustaría enfocarme en esta ocasión en algunos temas que muchas veces no son considerados como parte del proyecto, pero que forman parte del Costo total de Propiedad o TCO[1] y que en retrospectiva, al final del proyecto de ERP explican muchos de los problemas que hayamos tenido.
El primero, es la Comunicación, si bien es cierto la decisión de implantar un ERP (esto bien se puede extrapolar también a cualquier proyecto informático) es una decisión que parte de la Alta Dirección, por el carácter estratégico que tiene como herramienta para el control, eficiencia, aumento de productividad como apoyo al negocio y por tanto a la cuenta de resultados de la empresa, es importante que esta visión de la alta dirección sea comunicada adecuadamente a toda la organización, para que cada persona asuma un rol protagónico y vital dentro del proyecto, como decía un buen amigo debe haber actitud y compromiso, dado que este nuevo “paquete de software” cambiará la manera de trabajar día a día, pero no porque la empresa quiere complicarnos la vida sino porque el fin último es mejorar la organización. A menudo esto se conoce como Gestión del cambio.
El segundo punto a considerar es la Gestión de la Demanda, o gestión de las necesidades del usuario interno, es preciso aterrizar y formalizar el requerimiento de las áreas involucradas en el proyecto de ERP, como administración, logística, ventas, tesorería, entre otras para no generar falsas expectativas. Es importante hacer un checklist de los procesos actuales para luego analizar cómo se automatizarán/ migrarán con una nueva solución del ERP. Es importante que pueda anticiparse una “foto” de cómo se verá el resultado final antes de iniciar el proceso.
Definitivamente aquellos que llevamos adelante este tipo de proyectos necesitamos no un proveedor o implantador de ERP sino un Socio de negocios, que entienda que no sólo necesitamos licencias, base de datos, personalización y el hardware necesario sino que sobre todo necesitamos una empresa que entienda y se comprometa en nuestro negocio, que entienda que el éxito del proyecto es cumplir con tiempo, forma y costos adecuados. Ahora bien, es muy probable que nuestro socio de negocios pueda ser una empresa que nos dé una solución tipo Cloud computing, pero el principio es el mismo, en este caso que entienda nuestros requerimientos de ERP y además la continuidad de nuestro negocio.
Muchos responsables de TI en algún momento creemos que podemos encargarnos de todo y ciertamente no es así, un punto importante a considerar es una Supervisión del Proyecto a nivel externo, que no es el proveedor, socio de negocios que implementará o gestionará nuestro ERP, sino un grupo de especialistas con experiencia en llevar adelante proyectos de esta envergadura, que tengan en cuenta el objetivo del proyecto emanado de la alta dirección y que permita un buen engranaje entre el equipo del proveedor y los usuarios internos, que permita el entendimiento en momento críticos del proyecto.
Finalmente un punto que muchas veces superamos por presión de tiempo es la Gestión de la Calidad, del proyecto de ERP, es importante considerar un gestor de calidad, interno o externo a la organización que participe desde el inicio del proyecto a fin de tener una óptica de cómo impactará el ERP a nivel de contrastación de requerimientos del usuarios y en cada etapa de la implantación/ migración, sólo de esta forma nos aseguraremos de lograr con éxito nuestro objetivo cumpliendo con todos los stakeholders.