Cómo lograr una implementación ERP exitosa / Por: Pedro Garza, Director de Soluciones de Ingeniería, Epicor Latinoamérica

n sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) cambiará la forma en que su empresa hace negocios. Al ayudar a incrementar las utilidades a través de una mayor eficiencia, facilitar la toma de decisiones y la identificación de las áreas problemáticas que dificultan el crecimiento y éxito de la organización, un sistema ERP puede ser la compra más importante que hacer para su negocio.

Muy a menudo, las empresas no están completamente satisfechas con la implementación de su ERP o la solución elegida. Esto es muy preocupante teniendo en cuenta el cambio positivo que se puede iniciar con un sistema ERP probado que sea implementado adecuadamente. A continuación, algunos de los problemas más comunes que surgen y amenazan con el fracaso de la implementación del ERP incluso antes de su arranque:

ü  Asegúrese de comprender las dolencias de la organización para que su proveedor de ERP pueda adaptar la implementación a sus requisitos particulares. Ellos son expertos en el ramo que pueden ayudarle a profundizar en los aspectos prácticos de su negocio. También son una tercera parte objetiva que puede arrojar nueva luz sobre los desafíos de negocio que puede no haber identificado aún.

ü  La solución ERP correcta entonces debe ser seleccionada de acuerdo a los requerimientos particulares del negocio, sus planes de crecimiento futuro y el presupuesto disponible. Asegúrese de que el nuevo ERP es escalable de manera que crezca con su empresa y presupuesto. Muchos proveedores de estas soluciones carecen de la experiencia y respaldo financiero para actualizar periódicamente sus productos con la evolución positiva y significativa abarcando lo último en tecnología.

ü  Un proveedor de ERP probado tendrá un largo historial de implementaciones exitosas en una amplia variedad de sectores. Ellos le ayudarán en la automatización de procesos y el diseño, de principio a fin, de cada una de las facetas de su operación. Además, no va a considerar el proyecto como completo hasta que el sistema esté trabajando según lo estipulado.

ü  Tenga la certeza de que su proveedor de ERP tiene los recursos suficientes para llevar a cabo la implementación. Deben contar con un equipo experimentado que tenga un amplio soporte para realizar una implementación exitosa en los plazos acordados. Al fin y al cabo, los tiempos de paro tienen un costo económico y significa que no vas a satisfacer las necesidades de tus clientes.

ü  Compruebe que todos comprenden lo que se ha comprometido a hacer y lo que deben hacer para apoyar el proyecto. Con mucha frecuencia, las empresas no entienden a cabalidad todo lo que el producto ofrece o el argot que esto conlleva. Al final del día, los tomadores de decisiones tienen diferentes niveles de experiencia y provienen de distintas áreas de negocio. Es recomendable incorporar los servicios de ingenieros de procesos de negocio que entiendan tanto de ERP como de procesos de negocio, para ayudar en el análisis de los distintos paquetes de software a evaluar.

ü  El compromiso puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. La alta dirección debe estar comprometida con el éxito de la implementación, así como deben establecerse objetivos claros en tiempos o expectativas y el retorno de inversión esperado. Esto asegurará que el resultado sea favorable y como se espera.

ü  Debe haber objetivos y metas de proyecto claras y acordadas por ambas partes en términos de lo que se requiere para hacer que el proyecto sea un éxito. Esto sentará las bases para una implementación exitosa con la menor cantidad de contratiempos.

ü  El involucramiento de toda la organización es imprescindible para la buena ejecución de una implementación de ERP. La gestión del cambio tiene que ser la máxima prioridad y debe ser cuidadosamente planeada y ejecutada para evitar que empleados descontentos saboteen el proyecto. Teniendo en cuenta que el personal es uno de los recursos más valiosos, es extremadamente importante que el sistema sea bien recibido y sea adoptado en toda la organización.

ü  Tenga claros los beneficios que espera y observe cuidadosamente los costos. Esto lo pondrá en una mejor posición para evaluar los beneficios del proyecto y asegurar que tiene expectativas realistas.

ü  Asegúrese que los usuarios asistan a las sesiones de capacitación, y que practiquen regularmente en el sistema antes de la entrada en funcionamiento. De este modo los usuarios tendrán la facultad de aprovechar plenamente las ventajas de la implementación.