Bring Your Own Device (BYOD), una nueva realidad / Por: Sergio Morilo Director de Servicios TOTVS Norte de América Latina

BYOD, o “Bring Your Own Device”, en una traducción libre: “Trae tu propio dispositivo”; es una tendencia que ha llegado para cambiar la forma en que las empresas gestionan los equipos móviles que entregan a sus participantes. Otra tendencia también es el CYOD, “Choose Your Own Device” o “Elije tu propio dispositivo”. La diferencia entre los dos es que en el primero el empleado trae su propio equipo de tecnología (laptops, tablets, smartphone, hasta una computadora de escritorio); en el segundo, la empresa le da opciones para que elija el que mejor se adapte a sus necesidades.

Hoy en día, esto es una realidad en muchas empresas en el mundo. Se estima que un 35% de los trabajadores en el área de TI de las empresas, a nivel mundial, utilizan equipos personales para la realización de sus actividades profesionales. Y este número se incrementa cada vez más considerando que la gran demanda de tecnología es una tendencia que ya no tiene vuelta atrás.

¿Cuáles son los beneficios de implementar el BYOD en una empresa?

Muchos estudios indican que el principal beneficio que se obtiene con esa implementación es la satisfacción y aumento de productividad de los empleados. También, es posible percibir una reducción en los costos directos de administración y soporte de equipos, ya que en la mayoría de los casos los usuarios ya están acostumbrados a utilizar los suyos y no requieren soporte por parte del área de TI en la empresa, tanto en su operación, como en el mantenimiento.

Otro punto importante es que también se reduce el costo en la actualización de los equipos de los participantes. No se trata solo de la actualización de software, sino principalmente de la necesidad de actualizar la tecnología y cambiar el equipo. Algunas empresas adoptaron el CYOD definiendo un valor máximo para la entrega de un equipo al empleado pero éste puede seleccionar otro modelo de la lista pagando la diferencia de costo para obtener uno más moderno y sofisticado.

Existen algunos riesgos y desafíos importantes en esa implementación. A continuación detallamos algunos ejemplos:

ü  Seguridad: tal vez este sea el principal riesgo. La empresa que decide adoptar el BYOD o CYOD, debe haber implementado una política de seguridad “agnóstica” que permita y sepa tratar la conexión de diversos dispositivos a la red corporativa, reconociéndolos y permitiendo el acceso determinado por dichas políticas. Eso, de alguna forma, es también beneficioso para la empresa ya que la obliga a invertir en seguridad mejorando toda la infraestructura.

ü  Soporte a la utilización e instalación de software en los equipos: encontrar el balance correcto entre lo que el soporte técnico de la empresa puede hacer y lo que espera el usuario -de un equipo propio utilizado para sus actividades profesionales- puede ser muy difícil. El BYOD hace que un sin número de equipos diferentes estén en uso dentro de la empresa, pero el soporte técnico de la misma seguramente no va a conocerlos a todos. Es importante conocer los principales sistemas operativos para saber cómo apoyar a un usuario en un momento de duda o mal funcionamiento de un aplicativo corporativo.

ü  Riesgos jurídicos: es importante que la empresa solicite la firma de un documento que la respalde en cuanto al mal uso del equipo. Este debe dejar claro las responsabilidades de la empresa (solamente en los aplicativos corporativos y/o entregados para la ejecución del trabajo diario del empleado).

Según lo descrito, podría parecer que tenemos más riesgos que beneficios. El BYOD o CYOD aún son temas considerados como nuevos, pero la obsesión de los consumidores por la tecnología es algo que ya no podemos dejar de sentir. Cada día los participantes de la empresa llegan con nuevos gadgets que compran y los empiezan a usar para hacer sus actividades profesionales. Es innegable que esa situación ya no tiene retorno. Crear una estrategia corporativa para la implementación del BYOD, en estos días, es una tarea importantísima de los administradores de tecnología de las empresas.

Es vital involucrar a las áreas de Recursos Humanos de la empresa para que también participen de esa estrategia, ya que puede ser una excelente herramienta de apoyo en el aumento de la productividad de los empleados, la motivación general, el aumento de la capacidad de comunicación corporativa y la retención de talentos.

Como muchas cosas que están pasando últimamente, ésta también requiere un cambio cultural y de paradigmas. Si se realiza de forma correcta y planificada, la implementación de políticas de BYOD o CYOD no debiera ser un gran problema para las empresas y tampoco debe serlo para las áreas de TI.