El lugar de trabajo actual, rediseñado para el futuro / Por: Juan Pablo Jiménez, Vicepresidente para Latinoamérica & Caribe Citrix Systems

Las organizaciones de todo el mundo han cambiaron drásticamente en los últimos años en respuesta a las fuerzas de la globalización y la incertidumbre económica. Estas fuerzas están alterando de manera fundamental la forma de gestión y operación de las empresas. En este escenario, ya no resulta “simplemente atractivo” encontrar nuevas maneras de mejorar la productividad, flexibilidad y agilidad de las empresas sino del lugar de trabajo del futuro.

El informe denominado “El lugar de trabajo del futuro” encargado por Citrix - encuesta independiente en la que participaron 1.900 empleados senior responsables de la toma de decisiones de TI en todo el mundo – resalta la adopción de la metodología de “workshifting” (cualquier lugar puede ser oficina) como una de las tendencias más importantes a nivel mundial. Esta forma de trabajo permite a las personas trasladar el trabajo a momentos y lugares más cómodos. Para permitir a sus empleados trabajar desde cualquier lugar, las organizaciones deben brindar un acceso seguro a las aplicaciones, archivos y servicios de la empresa que cumpla con las normativas y con los requerimientos de privacidad y protección de los datos sensibles. Workshifting está transformando la forma de operar de las organizaciones modernas, al brindar más flexibilidad a las personas, posibilitar una mayor productividad personal, un menor tiempo de viaje al trabajo y un mejor equilibrio entre la actividad laboral y la vida personal de los empleados.

El 91 por ciento de las organizaciones planea[i] desarrollar una fuerza laboral con mayor movilidad, en base al reconocimiento de que “workshifting” es más que los beneficios que brinda  a sus empleados. Es una situación en la que todos ganan. Las empresas se benefician al tener una fuerza laboral más flexible y ágil, que atienda las prioridades comerciales y las necesidades de los clientes. Pueden atraer y retener talentos de nivel superior provenientes de cualquier parte del mundo, disminuir los gastos comerciales en concepto de viajes, inmuebles y deserción por parte de sus empleados, y garantizar la continuidad de las operaciones durante periodos de interrupción de las actividades comerciales. No resulta sorprendente que el 80 por cientoide las organizaciones que ya implementaron “workshifting” hayan percibido una disminución en sus costos como resultado directo.

Un lugar de trabajo más pequeño y mejor diseñado

El lugar de trabajo actual está evolucionando. Las organizaciones que están adoptando la metodología de “workshifting” predicen que para fines de 2020 necesitarán casi una quinta parte menos (17 por ciento) de espacio de oficina actual. También esperan que casi una tercera parte (29 por ciento) de las personas ya no trabajará desde una oficina tradicional. Sin embargo, los empleados que aún trabajan desde la oficina quieren hacerlo en un entorno creativo e inspirador. Las organizaciones están rediseñando los lugares de trabajo para satisfacer esas necesidades y promover la mayor movilidad y el uso de las últimas tecnologías disponibles.

Al mismo tiempo se está optimizando el espacio físico en el lugar de trabajo y por ello se asigna menos espacio a cada empleado. Muchas personas que trabajan en organizaciones que tienen una visión a futuro ya no esperan un escritorio dedicado. De hecho, el lugar de trabajo del futuro tendrá solo siete escritorios por cada diez empleados.

Los gerentes senior predicen que dos tercios (64 por ciento) de su fuerza laboral se conectarán a la red de la empresa desde sus hogares. La mayor movilidad no termina aquí. La mayoría de las personas trabajará desde los lugares de ejecución de los proyectos y sobre el terreno, desde las oficinas de los clientes y socios de la empresa, desde otros lugares durante sus viajes de negocios, mientras se están desplazando al trabajo y aun mientras están de vacaciones.   

Las organizaciones y los empleados se benefician al aprovechar la posibilidad de “trasladar” el trabajo al lugar más adecuado. Al mismo tiempo, casi todos los responsables de la toma de decisiones reconocen la necesidad de hacer mejor uso de los espacios físicos de las empresas y ofrecer un ambiente laboral más flexible. En el lugar de trabajo del futuro se están rediseñando las oficinas para transformarlas en un lugar de encuentro con colegas donde se fomente un espíritu creativo, inspirador y colaborador. Estos espacios de trabajo se consideran el lugar donde las organizaciones construyen y protegen culturas asombrosas.

La oficina tradicional está comenzando a parecerse a un campus universitario ya que hay menos escritorios y más espacio para la colaboración, la inspiración y el enfoque. Las personas concurren al campus para interactuar con otros, aprender, trabajar y compartir ideas. Tanto dentro como fuera del campus las personas quedan liberadas de los confines rígidos del lugar de trabajo tradicional. La tecnología de colaboración asegura que las personas puedan intercambiar ideas, ya sea personalmente o con equipos virtuales mediante una conexión de vídeo de alta definición. Al adoptar las últimas tecnologías disponibles para acceder a la información comercial de forma segura desde el lugar más cómodo, las personas pueden desarrollar su máximo potencial de trabajo.

Un lugar de trabajo para todos

La metodología de “workshifting” permite trasladar el trabajo sin esfuerzo entre personas, lugares y tiempos, y elimina la codificación rígida que existe entre las empresas y el lugar de trabajo tradicional. Los responsables senior de la toma de decisiones tienen clara conciencia de que esta forma de trabajo presenta cada vez más beneficios. Por ello,  están rediseñando sus espacios de trabajo y sus “políticas de trabajo desde cualquier parte” para promover el desarrollo de una fuerza laboral con más movilidad, en un marco de eficiencia y seguridad.

Al implementar “workshifting”, las empresas están creando el lugar de trabajo del futuro - un lugar donde las personas, desde cualquier lugar en el que se encuentren, puedan acceder fácilmente a los recursos de la empresa que necesiten para realizar su trabajo. Las organizaciones que tienen una fuerza laboral de gran movilidad deben asegurarse de que los empleados tengan acceso a la información de la empresa cuándo y dónde la necesiten, mientras que el departamento de TI mantiene el control y continúa protegiendo la información sensible para la empresa.