La guía rápida para el cambio de ERP en su empresa / Por: Jorge Valdez, Director de Desarrollo para Epicor Latinoamérica y el Caribe

Actualmente la mayoría de las empresas cuentan con diversas aplicaciones empresariales implementadas en el negocio. Adicionalmente, muchas de estas se encuentran envueltas en un proceso transitorio o están evaluando la posibilidad de migrar su ambiente de sistemas hacia soluciones basadas en una arquitectura orientada al servicio. Más aún, un gran número de compañías están fuertemente ancladas a soluciones ERP ya existentes.

Aunque nunca es fácil la actualización o migración de productos como las soluciones de planeación de recursos empresariales, ERP, los cambios fundamentales en las arquitecturas de TI, en conjunto con los nuevos requerimientos del negocio y las nuevas y mejores ofertas de los proveedores de software están haciendo que sea imperativo para muchas organizaciones considerar la actualización o migración de su ERP a las nuevas versiones.

En todas las empresas hay un momento en el que se analiza la relación costo-beneficio para determinar si el ERP con el que cuentan es o no el más adecuado. Incluso, en base a la evaluación realizada, se conocerá si vale la pena o no seguir utilizando el sistema actual arriesgándose al rezago tecnológico y funcional, o si lo mejor será seleccionar una nueva solución haciendo frente a los riesgos de una determinada inversión y los posibles cambios en la cultura laboral de la organización.

Al hacer el análisis del ERP actual de la empresa, es muy importante identificar el trabajo que se desempeña fuera del sistema. Mientras más grande sea la cantidad de trabajo realizado fuera del ERP, más conveniente será que la compañía migre a un nuevo sistema. A continuación presentamos algunas situaciones clave que lo apoyarán en la evaluación del cambio de ERP en su empresa:

1. Cuando el ERP ha dejado de integrar los datos críticos de su negocio, ha dejado de cumplir su función central de integrar y simplificar procesos. En estos casos, la empresa se ve obligada a usar software específico que causa la dispersión de información creando ineficiencias, e incrementando la complejidad operativa.
2. Si la empresa no ha realizado actualizaciones del sistema porque resulta una tarea ardua y costosa elevando considerablemente los de propiedad, tal vez debería considerar un cambio de sistema.
3. Conozca si su ERP se ha quedado obsoleto. Revise si para que el sistema funcione es necesario contar con equipos pesados. Aunque los precios del hardware bajan constantemente, un sistema basado en la arquitectura orientada a servicios resulta más fácil de mantener implicando menos riesgos.
4. En los casos donde las cuotas de mantenimiento son elevadas, el costo de propiedad se incrementa de manera notable. Si a esto agrega que su empresa cuenta con varios sistemas, es recomendable cambiar a una solución que facilite una gestión integrada del negocio.
5. Cuando le es complicado acceder a la información de su empresa estando fuera de ella, significa que su sistema no es accesible. Evite caer en esta situación que resta dinamismo a su empresa.
6. Si su ERP no es compatible con las nuevas plataformas de colaboración, la solución limita su interacción con otros. Con la aplicación de una solución compatible con portales de compras, portales de clientes, servicios web o EDI o redes sociales, su negocio logrará una mayor eficiencia y capacidad de respuesta ante el mercado.
7. Analice los niveles de rotación de personal en su empresa. Al contrario de las soluciones antiguas que implican largos tiempos de aprendizaje, los ERP de hoy han alcanzado considerables mejoras en usabilidad. Evite costos adicionales de entrenamiento, migrando a un nuevo y sencillo sistema de gestión.
8. En los casos de expansión internacional de la empresa donde es necesario hacer modificaciones costosas en el ERP, significa que el ha quedado obsoleto. Las nuevas aplicaciones están localizadas para poder operar en cualquier parte del mundo y en diferentes idiomas, evitando hacer modificaciones y respetando las regulaciones de cada país.

Con el tiempo, las organizaciones se han vuelto más complejas. La búsqueda de la excelencia en las operaciones es hoy un requisito mínimo para ser un competidor en los mercados globales. Actualmente las empresas tienen en la tecnología las herramientas clave para lidiar con la complejidad y alcanzar esa excelencia operativa.

Al elegir el ERP adecuado, la organización obtiene la capacidad de combinar su información empresarial en un solo centro de datos. Además, al implementar una solución flexible reduce y, en muchos casos, elimina los procesos manuales incrementando el ritmo de crecimiento del negocio. Sin duda, la capacidad de trasladar información de forma electrónica en tiempo real, permite la automatización de los procesos cotidianos proporcionando una auditoría detallada garantizando el cumplimiento de los procesos.