Definiendo al ERP y su impacto en la organización Por Alejandro Benavides, Vicepresidente de Operaciones de Epicor para Latinoamérica y el Caribe

Existe una gran cantidad de soluciones que apoyan los procesos de toma de decisiones en las empresas y las ayudan a ser más productivas, reducir costos de operación y, en consecuencia, ser más competitivas. Herramientas como los ERPs son un ejemplo de estas.

El tema de las soluciones de planeación de recursos empresariales, mejor conocidos como ERPs, es uno muy discutido en la industria de las tecnologías de información (TI). En términos sencillos, un ERP es un software integral que le permite a una empresa automatizar y modelar sus procesos de negocio, compartir datos, producir y acceder a la información en tiempo real, facilitando su planificación de recursos para la toma de decisiones. Los sistemas ERP permiten la integración del negocio ya que unifican y ordenan los datos de diferentes procesos en un solo lugar, mejorando el flujo de información entre las áreas de la compañía.

Anteriormente, las estrategias de negocio se centraban en mejorar los niveles de producción para la generación de poder y ventaja competitiva. Posteriormente el concepto de calidad en el servicio marcó la pauta para que las empresas buscaran estar certificadas ante las diferentes normas de calidad en el mundo. Sin embargo, actualmente la estrategia está comandada por la información. Contar con la información precisa, en el momento indicado y para la persona correcta, determina la ventaja competitiva del negocio.

Ahora, ¿cuál es el propósito último de un ERP? Su implementación en la empresa ayuda a cubrir diferentes aspectos entre los que destacan la confiabilidad en la información y reportes generados por el sistema, la rapidez en el proceso de información, la disminución de tiempos de entrega y gastos de operación, así como rapidez y mayor certeza para la toma de decisiones gerenciales.

Como herramienta que apoya el proceso de toma de decisiones, un ERP ayuda de muchas maneras. En primera instancia, este tipo de solución permite la conexión de la información de las cinco áreas principales de la empresa: finanzas, manufactura, ventas y marketing, logística, y recursos humanos. Adicionalmente, contar con esta clase de automatización incrementa el nivel de certeza al momento de diseñar un plan de acción o estrategia para cualquiera de las áreas involucradas.

No importa qué tan pequeña o grande es la empresa, todos los negocios coinciden en el tipo de problemas relacionados al manejo de la información. Hoy en día las compañías líderes en cada sector cuentan con gente dedicada a visualizar el futuro y planear cómo atacar al mercado. Además, para el análisis de las estrategias, existen equipos particulares enfocados en la consecución de los objetivos. Es en estas tareas donde los especialistas en TI desarrollan diferentes propuestas y evalúan la gama de soluciones disponibles, para tomar la decisión que mejor convenga a la organización.

Ahora bien, ¿cómo podemos ser más productivos si no tomamos en cuenta a la tecnología para que auxilie en este sentido? ¿Cómo hacer para que un empresario se dé cuenta que una máquina sí puede producir más, pero que no tiene caso si no es más productivo, es decir, si no reduce sus costos y no ofrece un producto de buena calidad a un precio justo?

En estos casos, uno de los problemas principales radica en la visión y la cultura de la empresa, así como el poco o nulo conocimiento e interés de la dirección por voltear a ver las soluciones de TI. Un segundo problema se presenta una vez que se acepta la adopción de un ERP, toda vez que se han evaluado las diferentes opciones y se ha elegido la ideal. El miedo al cambio se vuelve una gran preocupación en esta etapa ya que la gente se resiste a conocer y aprender nuevas formas de trabajo. Igualmente, los equipos no alcanzan a identificar la manera en que esta nueva herramienta los beneficiará, ya sea disminuyendo la cantidad de trabajo o su dificultad, o si traerá mayores ingresos para ellos o la empresa.

Es innegable que las TI potencializan la competitividad de las empresas. Una solución de planeación de recursos empresariales, ERP, representa una herramienta vital para las organizaciones porque brindan grandes ahorros en tiempo y optimización de procesos que anteriormente se realizaban de forma manual o mediante un sistema computarizado de manera aislada que no facilitaba el intercambio de información entre las diferentes áreas.

Pensemos en términos de competitividad, un concepto cada día más presente en el mundo de los negocios. Los vecinos, los colegas, la empresa que aún no existe… todos son actores que buscarán su lugar en el competido espectro empresarial. Acompañemos nuestras estrategias de negocio con soluciones de TI, como los ERPs, para hacer frente a los nuevos retos que vendrán.

Hoy en día, se pone de manifiesto la necesidad de un cambio radical en la forma en que vemos los negocios. No es posible ignorar los rápidos avances que se están gestando alrededor del mundo. El proceso de globalización ha favorecido la cercanía de los mercados, mientras que las TI se han encargado de derribar cualquier barrera que se presente. Hoy es el momento de pensar en ser pro-activos, no reactivos.