El Reto de la Administración del Cambio en las Implementaciones de Sistemas ERP / José Luis Jahuey, Director de Operaciones de Auros

Implementar un sistema de Planeación de Recursos Empresariales (ERP) es un reto en sí mismo. Sin embargo, su complejidad escala cuando el proyecto no tiene una base sólida: la Administración del Cambio. ¿Sabía que alrededor del 30% de los proyecto ERP fallan por no considerar este elemento en la planeación previa?

José Luis Jahuey, Director de Operaciones de Auros, Partner Autorizado de Epicor, explica en este artículo por qué debe tomarse en serio la Administración del Cambio y cómo convertirla en aliada para el éxito.

Después de optar por invertir en un sistema ERP, es preciso considerar el aspecto humano, además del tecnológico antes de arrancar la implementación. Éste es el objetivo de la Administración del Cambio.

“Muchas organizaciones ven a la Administración del Cambio como la forma de vencer la resistencia al uso del nuevo sistema, existan o no razones válidas para el rechazo; pero es mucho más que eso, se trata de dar a la gente la información y preparación necesarias y disponerlos a operar de la forma sencilla y eficiente con el nuevo ERP”, comentó José Luis Jahuey, de Auros, Partner Autorizado de Epicor.

Invertir en una firma de consultoría para manejar de la mejor forma la resistencia al cambio, resulta cada más frecuente e imperioso en los grandes corporativos. Sin embargo, para las empresas medianas y pequeñas, el tema del costo sigue siendo un obstáculo (aunque el costo real por no hacer la transición más leve sea más elevado a largo plazo). En estos casos, es importante que las empresas vean cómo pueden compensarlo de manera interna.

“Es cierto, no todas las compañías tienen la estructura financiera para soportar inversiones en tecnología y además complementarlas con el apropiado manejo del cambio. Cuando esto sucede, yo recomiendo a las compañías que enfoquen sus esfuerzos en la definición de los nuevos roles del personal, empatándolos con la nueva tecnología y con los nuevos procesos en la organización”, explicó Jahuey.

En cualquier caso, para que el cambio ocurra de la mejor manera, es fundamental la perspectiva y el compromiso de la alta dirección. Son los ejecutivos quienes tendrán la última palabra en relación a optar por un equipo de consultoría en Administración del Cambio externo o de integrar un grupo que haga esta función internamente.

“Las experiencias más tristes que hemos visto en las implementaciones suceden cuando no se hace ningún esfuerzo por cubrir esta tarea; cuando los directores no le dan importancia al manejo del cambio, pueden venir resultados catastróficos”, comentó Jahuey. “Conozco casos en los que se ha tenido que detener la implementación, retrasando la salida en vivo en el ERP, por discrepancias en temas de roles y por falta de conocimientos sobre el nuevo sistema, por parte de los usuarios”.

Uno de los principales cuestionamientos al invertir en un ERP, es ¿cuándo llegará el retorno de la inversión? Por eso es importante considerar la Administración del Cambio como una forma de llegar mejor preparados a la nueva forma de operar.

“Preparar adecuadamente a los usuarios para trabajar de diferente manera es indispensable para obtener el retorno de la inversión en menor tiempo; pero no hay manera de que esto suceda si la alta dirección no apoya esta iniciativa”, dijo Jahuey.

Una vez que se cuenta con el respaldo de ellos, es momento de poner manos a la obra en el manejo del cambio.

“Es necesario formar equipos internos y empezar lo antes posible a trabajar en la determinación de los nuevos roles; esto debe hacerse antes de arrancar la implementación, es la base para todo lo que irá desarrollándose. La parte de la comunicación de avances de los equipos, tareas y logros también será clave para motivar a los usuarios; además, es importante diseñar y calendarizar un plan de capacitación de los usuarios realista y formal”. 

Muy importante. Durante todo el proceso de planeación y durante la propia implementación, hay que recordar que la parte tecnológica no lo es todo. Hay que tener siempre en la mira a los usuarios y pensar en ellos, pues son los responsables de llevar a la práctica la nueva forma de hacer las cosas en la organización. 

“Finalmente, los usuarios son los responsables al final del éxito o fracaso del proyecto de implementación. Podemos invertir grandes sumas en tecnología, pero quienes hacen uso de ella, son quienes guían a la compañía a la optimización de la inversión. Si tenemos también eso claro, la Administración del Cambio dejará de ser un obstáculo y será en adelante, nuestra base para el éxito”, concluyó el experto en Epicor.